Mitarbeiter/in (m/w/d) für das Vorzimmer/Sekretariat des Bürgermeisters

Die Stadt mit ihren rund 16.500 Einwohnerinnen und Einwohnern liegt etwa zehn Kilometer nordöstlich der Landeshauptstadt Saarbrücken und ist eingebettet ins obere Sulzbachtal. Mit dem Ruhbachtal und dem Brennenden Berg befinden sich schöne Naherholungsgebiete direkt vor der Haustür.
Die Verkehrsanbindung ist ausgezeichnet: Die nahe A623 verbindet Sulzbach problemlos mit weiteren attraktiven Standorten. Der Bahnhof liegt an der Nahetalbahn und wird von der Regionalbahn bedient. Auch die Nähe zum Flughafen Saarbrücken-Ensheim und zur Universität des Saarlandes macht Sulzbach zu einem attraktiven Standort.

Zu den Aufgaben gehören insbesondere:

Vertretung der Chefsekretärin in allen Belangen, dazu gehören u.a. folgende allgemeine Verwaltungs- und Organisationstätigkeiten:

Büromanagement, insbesondere:
-Bearbeitung von Posteingang und E-Mails
-Digitale Ablage und Aktenführung
-Telefondienst
Anfertigung von Telefon- und Aktennotizen
Empfang und Betreuung von Besucherinnen und Besuchern
Unterstützung bei der Vorbereitung und Organisation von Sitzungen und Dienstreisen
Übernahme repräsentativer und gastgeberischer Aufgaben
Erstellen von Gratulationsschreiben, Einladungen und sonstigen Korrespondenzen
Koordination, Vereinbarung und Überwachung von Terminen sowie Pflege des Terminkalenders

Führung der laufenden Geschäfte für die Zweckverbände „Naherholungsgebiet Ruhbachtal“ und „Brennender Berg“:

Mitwirkung an der Haushaltsaufstellung und -beschlussfassung, einschließlich:
-Ermittlung der Haushaltsansätze
-Ausarbeitung der Haushaltssatzungen samt Anlagen
Abwicklung des gesamten Schriftverkehrs
Vorbereitung, Organisation und Nachbereitung von Sitzungen:
-Erstellung von Sitzungseinladungen
-Anfertigung von Niederschriften
Zahlbarmachung und Prüfung von Rechnungen
Erstellung von Rechenschaftsberichten

Tätigkeiten im Rahmen der Wahl von Schiedsmännern/Schiedsfrauen (m/w/d) sowie von Schöffen und Schöffinnen (m/w/d) (Ausschreibung, Betreuung, haushalterische Aufgaben)

Organisation und Betreuung des Dienstfahrzeugs (Elektroauto) mit Verantwortung für Betriebsbereitschaft, Ladevorgänge, Wartung und Nutzungsdokumentation

Eine Änderung des Aufgabenzuschnitts bleibt vorbehalten.

Unsere Anforderungen an Sie:

Abgeschlossene Ausbildung zur/zum Verwaltungsfachangestellten (m/w/d) bzw. erfolgreiche Teilnahme am Angestelltenlehrgang mit abschließender Erster Prüfung für Angestellte im kommunalen Verwaltungs- und Kassendienst, alternativ:
Abgeschlossene Ausbildung zur Kauffrau/zum Kaufmann für Büromanagement (m/w/d) mit nachweislich mehrjähriger Berufserfahrung im Sekretariats- bzw. Vorzimmerbereich, idealerweise in der öffentlichen Verwaltung
Ein hohes Maß an Loyalität, Integrität und absolute Diskretion
Strukturierte, selbstständige und zuverlässige Arbeitsweise
Gute organisatorische Fähigkeiten
Leistungsbereitschaft, Belastbarkeit, Flexibilität und Sorgfalt
Bürgerfreundliches und sicheres Auftreten
Kommunikationsstärke in Wort und Schrift
Sicherer Umgang mit gängigen Office-Anwendungen
Erfahrung im Haushalts- und Rechnungswesen ist von Vorteil

Wir bieten Ihnen:

Einen zukunftssicheren Arbeitsplatz
Ein abwechslungsreiches und verantwortungsvolles Aufgabengebiet in einem aufgeschlossenen Team
Gleitende Arbeitszeit
Ein vielfältiges Angebot des betrieblichen Gesundheitsmanagements.
Ein breites Spektrum an Lern- und Entwicklungsmöglichkeiten.
Betriebliche Altersvorsorge und Jahressonderzahlung
Angebot zum Fahrrad-Leasing
Steuerfreies Budget in Form einer Sachbezugskarte

Die Eingruppierung erfolgt in Entgeltgruppe 06 TVöD VKA.

Nutzen Sie Ihre Chance, gestalten Sie mit uns gemeinsam die Zukunft von Sulzbach!

Im Rahmen der tatsächlichen Durchsetzung der Gleichberechtigung von Frauen und Männern und der gesetzlichen Maßgabe des Landesgleichstellungsgesetzes, die Unterrepräsentanz von Frauen innerhalb des Geltungsbereiches des bestehenden Frauenförderplans der Stadtverwaltung Sulzbach/Saar zu beseitigen, sind Bewerbungen von Frauen besonders erwünscht.
Schwerbehinderte Bewerberinnen und Bewerber werden bei gleicher Eignung besonders berücksichtigt.
Bei Interesse bewerben Sie sich bitte bis zum 16.08.2026 vorzugsweise online über die Internetseite der Stadtverwaltung Sulzbach/Saar (stellenanzeigen.stadt-sulzbach.de).
Bitte beachten Sie, dass nur vollständige Bewerbungsunterlagen berücksichtigt werden können.
Von Bewerbungen über den Postweg oder per E-Mail bitten wir abzusehen. Bewerbungen, die auf dem Postweg eingehen, werden nach Abschluss des Verfahrens nicht zurückgesandt.
Informationen über die Verarbeitung Ihrer Daten durch die Stadt Sulzbach/Saar im Rahmen des Verfahrens zur Stellenbesetzung finden Sie unter: stellenanzeigen.stadt-sulzbach.de

Bei Rückfragen stehen Ihnen Frau Lützenburger (fachlich) unter 06897/508111 sowie Frau Abel (personell) unter 06897/508120 zur Verfügung.