Assistenz- und Vorzimmerkraft (m,w,d)

Bei der Hanse- und Universitätsstadt Rostock ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt o.g. Planstelle befristet im Rahmen einer Krankheitsvertretung im Sinne des § 14 Absatz 1 Teilzeit- und Befristungsgesetz in Vollzeit (39 Wochenstunden) bei der Senatorin für Stadtplanung, Bau, Klimaschutz und Mobilität zu besetzen. Die Stelle ist nicht teilzeitfähig.

Der Senatsbereich Stadtplanung, Bau, Klimaschutz und Mobilität mit seinen sieben Fachämtern verantwortet und gestaltet die städtebauliche Entwicklung der Hanse- und Universitätsstadt Rostock. Hier wird die Transformation zu einer nachhaltigen, klimaangepassten, sozial gerechten Stadt mit hoher Lebens- und Aufenthaltsqualität geplant und gemeinsam mit vielen Akteurinnen und Akteuren umgesetzt.

Für das Büro der Senatorin wird eine serviceorientierte und engagierte Assistenz- und Vorzimmerkraft befristet als Krankheitsvertretung gesucht, welche/r einen reibungslosen Arbeitsablauf im Senatsbereich und bei der Zusammenarbeit mit anderen Stellen (intern und extern) gewährleistet.

Die Hanse- und Universitätsstadt Rostock liegt direkt an der Ostsee und ist somit für viele nicht nur ein ideales Reiseziel, sondern auch eine Stadt, die Urlaub, Leben und Arbeit miteinander vereint. Rostock hat aber neben seinem maritimen Flair viel zu bieten. Als größte Stadt Mecklenburg-Vorpommerns und als Wirtschaftsstandort mit starken Unternehmen ist sie ein attraktiver Arbeitsort, der zudem sehr familienfreundlich ist.

Ihre Aufgaben – vielseitig und verantwortungsvoll:

Bearbeiten des Postein- und ausgangs (Sichten und Sortieren des Posteingangs nach Dringlichkeit und Wichtigkeit, Zuordnen zu den jeweiligen Bereichen, internes Verteilen der Post, versandfertiges Vorbereiten von Postsendungen)
Bearbeiten von Terminanfragen, Koordinieren und Überwachen von Gesprächsterminen, organisatorisches Vor- und Nachbereiten von Besprechungen, Gesprächsterminen, Dienstreisen, Vorbereiten und Zusammenstellen von Unterlagen
Sichten und Priorisieren der E-Mail-Eingänge
digitale Verwaltungsorganisation, Aktenführung, Ablagemanagement
Fertigen von allgemeinen Schreiben nach Vorgabe bzw. Vorlage, Erstellen von Serienbriefen und Übersichten
Führen von Protokollen
Vorbereiten und Schreiben von Informationsvorlagen, Stellungnahmen und Beschlussvorlagen für die Bürgerschaft im Allgemeinen Informationssystem des Sitzungsdienstes, Beschlusskontrolle
Organisieren und Erledigen von allgemeinen organisatorischen Verwaltungsaufgaben
Betreuung von internen und externen Besucher/-innen (m,w,d)

Ihr Profil – fachkompetent, strukturiert, eigenständig und kommunikativ:

abgeschlossene dreijährige Ausbildung als Kauffrau/Kaufmann (m,w,d) für Büromanagement, Bürokauffrau/-kaufmann (m,w,d) oder abgeschlossene Ausbildung zur/zum Verwaltungsfachangestellten (m,w,d) oder eine abgeschlossene dreijährige Berufsausbildung mit ähnlicher Ausrichtung (z. B. Rechtsanwaltsfachangestellte/r (m,w,d), Notarfachangestellte/r (m,w,d) oder Justizfachangestellte/r (m,w,d)
einschlägige Erfahrungen in dem Tätigkeitsbereich Assistenz/Sekretariat wünschenswert; vorteilhaft in der öffentlichen Verwaltung
gute Kenntnisse der DIN 5008 sowie der deutschen Rechtschreibung, wie auch sicherer Umgang in Wort und Schrift
Kenntnisse und sicherer Umgang mit moderner Informationstechnik, insbesondere MS-Office-Anwendungen (Word, Excel, PowerPoint etc.) wünschenswert
Kenntnisse bei der Anwendung des Dokumentenmanagement-systems d.3 wünschenswert
Deutschkenntnisse mindestens Sprachniveau C1 nach dem Europäischen Referenzrahmen
Organisations- und Koordinierungsgeschick
hohe Belastbarkeit und Engagement
selbständiges und eigenverantwortliches Arbeiten
freundliches und sicheres Auftreten, ausgeprägte Kommunikationsfähigkeiten

**Entgelt:**Die Planstelle ist nach TVöD, Entgeltgruppe 5 bewertet. Die Zahlung einer Zulage wird für die Dauer der befristeten Tätigkeit geprüft.

Bitte bewerben Sie sich auf unserer Homepage (www.rostock.de/karriere) über das Online-Formular.

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!

Zudem bieten wir:

sehr gute Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten
individuelle Personalentwicklung
betriebliches Gesundheitsmanagement
familienfreundliche Arbeitsbedingungen zur Vereinbarkeit von Familie und Beruf
flexible Arbeitszeiten
Jahressonderzahlung (§ 20 TVöD-VKA)
Jahresurlaub 30 Tage (im Einstellungsjahr anteilig)
betriebliche Altersvorsorge (ATV-K)
DeutschlandTicket (mit einem Preisvorteil von insgesamt 30%)
Standortsicherheit Rostock

Schwerbehinderte Menschen und Gleichgestellte werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt.

Bewerbende, die Tätigkeiten für das Allgemeinwohl ausüben, können bei ansonsten gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt werden.

Bewerbende, die einen Umzug nach Rostock planen, können sich kostenlos an das Welcome Center der Region Rostock wenden. Die zentrale Anlaufstelle unterstützt bei der Suche nach Wohnraum, Kinderbetreuungsangeboten, Jobperspektiven für die mitziehende Partnerin/den mitziehenden Partner (m,w,d), Freizeitaktivitäten und vieles mehr

Bewerbungsfrist

Januar 2026

Tätigkeitsaufnahme

zum nächstmöglichen Zeitpunkt

Vertragsart

Vollzeit, befristet

Ansprechpartner

Ihre Fragen beantworten wir Ihnen gerne!

Bärbel Seemann
Tel. 0381 381-1319

Bewerbungsunterlagen, die bis zum Ende der Bewerbungsfrist unvollständig sind, können im weiteren Verlauf des Auswahlverfahrens unberücksichtigt bleiben.

Kosten im Zusammenhang mit dem Bewerbungsverfahren werden nicht erstattet.

#TeamRostock

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