Assistenz (w/m/d) im Büro der Geschäftsführung ID 26_10_01

Bereich

Geschäftsführung

Arbeitsort

Berlin

Arbeitsbeginn

ab sofort, befristet

Arbeitsumfang

Vollzeit

Wir sind Germany Trade & Invest (GTAI) - die Außenwirtschaftsagentur der Bundesrepublik Deutschland. Wir informieren den deutschen Mittelstand über Chancen und Risiken in Auslandsmärkten und beraten ausländische Unternehmen bei der Ansiedlung in Deutschland. Darüber hinaus werben wir für die Standortvorteile Deutschlands im Ausland und unterstützen die Internationalisierung der Wirtschaft in den neuen Bundesländern sowie vom Strukturwandel betroffenen Regionen.

Sie suchen eine neue berufliche Herausforderung? Bei uns haben Sie die Möglichkeit, unsere Teams im Bereich der Außenwirtschaftsförderung in einem internationalen Rahmen zu unterstützen. Ob Exportförderung, Investorenanwerbung oder Standortmarketing: Fördern Sie gemeinsam mit uns den Wirtschaftsstandort Deutschland und setzen Sie sich mit uns für die Schaffung und Erhaltung von Arbeitsplätzen ein.

Für unseren Berliner Standort suchen wir zunächst im Rahmen eines auf 2 Jahre sachgrundlos befristeten Arbeitsverhältnisses ab sofort eine Assistenz (w/m/d) im Büro der Geschäftsführung in Vollzeit mit 39 Stunden/ Woche.

Ihre Aufgaben

• Eigenverantwortliche Organisation und Koordination anfallender Termine.
• Vor- und Nachbereitung von Sitzungen, Besprechungen und Terminen inkl. Protokollführung.
• Erstellung, Aufbereitung und Qualitätssicherung von Unterlagen, Präsentationen und Entscheidungsvorlagen (DE/EN).
• Koordination der Kommunikation zwischen Geschäftsführung, sowie internen und externen Stakeholdern.
• Planung, Organisation und Abwicklung von Dienstreisen einschließlich der Reisekostenabrechnung.
• Diskrete Bearbeitung sensibler und vertraulicher Informationen.
• Durchführung von Recherchen sowie Aufbereitung von Informationen zur Entscheidungsunterstützung.
• Optimierung administrativer Prozesse und Ablagestrukturen im Umfeld der Geschäftsführung.

Das bringen Sie mit

• eine abgeschlossene Berufsausbildung in einem anerkannten Ausbildungsberuf im kaufmännischen Bereich, im Bereich der Bürokommunikation oder in angrenzenden Bereichen,
• mehrjährige Berufserfahrung in vergleichbarer Position,
• sehr gutes mündliches und schriftliches Ausdrucksvermögen und professionelle Präsentationsfähigkeiten in verhandlungssicherer deutscher (C1) und englischer Sprache (C1),
• einen selbstständigen, strukturierten, eigeninitiativen sowie teamorientierten Arbeitsstil,
• ein ausgeprägtes Organisationsgeschick und hohe Serviceorientierung,
• sicheres Auftreten auf allen Hierarchieebenen,
• hohe Diskretion, Verantwortungsbewusstsein und Zuverlässigkeit,
• eine flexible und offene Denkweise sowie die Fähigkeit, im Team kreative Lösungen zu finden,
• einen sicheren Umgang mit allen gängigen MS Office Programmen (idealerweise Erfahrung mit M365), digitalen Kollaborations- und Produktivitätstools sowie Offenheit für den Einsatz KI-gestützter Anwendungen im Arbeitsalltag,
• Erfahrung mit fachspezifischen Anwendungen, vorzugsweise mit CRM-, Dokumentenmanagement- oder ERP-Systemen.

Das erwartet Sie

• Eine zunächst auf zwei Jahre sachgrundlos befristete Stelle in Vollzeit mit 39 Stunden pro Woche,
• Vergütung und Sozialleistungen nach dem Tarifvertrag des öffentlichen Dienstes des Bundes (TVöD-Bund); bei Erfüllung der persönlichen Voraussetzungen erfolgt die Eingruppierung in Entgeltgruppe 8 TVöD-Bund einschließlich regelmäßiger Stufenaufstiege, Jahressonderzahlung und betrieblicher Altersversorgung,
• bei einer 5-Tage-Woche haben Sie 30 Tage Urlaub und zusätzlich Heiligabend und Silvester frei,
• die Möglichkeit, im Rahmen der geltenden GTAI-Regelungen bis zu 60 % der vertraglichen Arbeitszeit mobil zu arbeiten, flexible Arbeitszeitgestaltung im Gleitzeitrahmen von 6 bis 21 Uhr, sowie bei entsprechendem Arbeitszeitkonto bis zu 15 Gleittage pro Jahr,
• einen monatlichen Arbeitgeberzuschuss zum Jobticket nach den geltenden Regelungen,
• Weiterbildungsmöglichkeiten zur fachlichen und persönlichen Entwicklung,
• vielseitige und verantwortungsvolle Aufgaben in einem internationalen Umfeld an der Schnittstelle zwischen Wirtschaft und Politik,
• ein kollegiales Arbeitsumfeld und ein tolerantes, weltoffenes Betriebsklima,
• einen attraktiven und sehr zentral gelegenen Arbeitsplatz in der Friedrichstraße in Berlin-Mitte,
• GTAI ist durch das audit berufundfamilie als familienbewusste Arbeitgeberin zertifiziert und bietet diverse Angebote zur Vereinbarkeit von Beruf und Familie.

Germany Trade & Invest GmbH fördert die Gleichstellung aller Geschlechter und begrüßt die Bewerbung schwerbehinderter Menschen.

Spricht Sie diese herausfordernde Tätigkeit an und finden Sie sich im beschriebenen Profil wieder? Dann bewerben Sie sich bitte mit Ihren vollständigen Unterlagen und unter Angabe Ihrer Gehaltsvorstellung sowie Ihres frühestmöglichen Eintrittstermins bis zum 27.09.2026 über unser Online-Bewerbungsformular.

Bei Rückfragen steht Ihnen das Recruiting-Team unter gerne zur Verfügung.